收到移民和海关执法部门(ICE)的I-9审计通知后的6个重要的注意点

假如你收到了移民和海关执法部门 (ICE) 的I-9审计通知 (Notice of Inspection) ,你必须在第一时间联系在这方面有经验的律师。

移民和海关执法部门的审计通知通常要求雇主在3个工作日内提供I-9表格。你必须立刻联系处理过I-9审计的律师,以便他/她可以协助你给移民和海关执法部门的回复,确保你不会做任何会对你的企业不利的行为。我协助过的企业包括小规模的饭店到财富500强公司。我成功的帮助这些雇主大比例的降低处罚金。我可以协助在美国任何地方的审计案子。

你应该开始收集所有的I-9表格以及有关联的文件,对照你的雇员名单以确保没有遗漏。一定要将所有即将提供给移民和海关执法部门的文件备份或复印。最好的处理方式是将所有的文件进行编号以便日后可以便捷的找到。

仔细的阅读移民和海关执法部门的审计要求

审计通知和传讯有可能只要求目前受雇的雇员的文件,或者有可能要求过去3年的雇员的文件,或者是其他的要求。审计通知也有可能只要求雇主的某一个地址的文件,而非所有地址。在没有说明的情况下,不要臆测移民和海关执法部门是在要求所有地址的文件。这是因为每一份不合要求的I-9表格可以被判罚达到$1100的罚金。所以最好只提供那些所被要求的I-9表格。

不要忘了在收到罚金意向通知 (Notice of Intent to Fine) 后提出听证的要求以便取得最低的罚金

罚金意向通知通常是当移民和海关执法部门完成对你的I-9审计后给你的最后一份通知。在这之后你有30天的时间向移民和海关执法部门提出要求行政听证办公室 (Office of Chief Administrative Hearing Officer)的行政法官 (Administrative Law Judge) 听证。这是降低罚金的最佳的机会,因为移民和海关执法部门只有有限的谈判权力。而行政法官(目前有两位)处理所有的审计听证案子。他们通常会在移民和海关执法部门提出的罚金的基础上降低40%至60%,特别是当雇主是一个小企业或者雇主利润小或利润正在减少的情况下。他们通常将移民和海关执法部门提出的罚金金额和雇主的收入或利润进行对比来减少罚金的金额。

潜在的罚金可能很高额,但是行政法官通常会将其降低

移民和海关执法部门可以就任何过去三年内的雇员的不合要求的I-9表格提出高达每份$1100的罚金。假如你的企业有较高的人员变动比例,你有可能会因为一些很小但是很普遍的错误而被要求交出高达数十万美元的罚金。移民和海关执法部门计算罚金时使用一个基于不合要求的I-9表格的百分比的矩阵系统,它并不关注具体的错误的严重程度。按理上来说,罚金的目的是警告雇主并促进其今后遵守规则,罚金不能对企业带来过度的困难。但事实上移民和海关执法部门的矩阵系统不将这个做为考虑的因素。我曾经从行政法官那里得到过罚金的高比例降低。法官不认为移民和海关执法部门的矩阵系统对她的决定有任何限制作用,因而她通常会降低罚金。

不要在提供给移民和海关执法部门的I-9回改签名和日期

有些雇主在收到审计通知后试着修改那些有问题的I-9 表格,比如填入签名或加入日期。移民和海关执法部门对此行为十分注意。在决定罚金金额时,行政法官不会轻视此类行为。

在I-9审计发生在你身上之前,对你的下属如何正确的填写I-9表格进行培训和监督

I-9表格上最常见的错误是:雇员没有勾身份框,雇员没有签字没有写签字日期,雇主没有在第二栏中填入符合要求的文件信息,雇主没有签字或没有写日期,当雇员的工作许可过期后雇主没有再次核实工作许可。太多的雇主没有意识到这些错误能够带来的高额罚金,因此他们忽视让下属正确填写并保存I-9表格的重要性。很多雇主都没有一个有效的系统以便对过去的雇员的I-9表格进行规范的销毁。雇主必须保存I-9表格至少3年,或者在雇员离开后1年,以这两个时间中之间哪一个时间长为准。企业应该每年对自身的I-9表格系统进行审计以便确保I-9表格的正确填写和保存。对于那些过去忽略的I-9表格,雇主应该及时填写(但是不要回改填写日期)。雇主的主动的态度,在I-9审计中有重要的作用。有时会只收到警告而没有罚金,有时罚金会比较低。

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